"Pojem a význam korespondence
Pojem:
Obchodní korespondence jsou obchodní zprávy, které mají hospodářský charakter. Vyhotovují se v jednotlivých firmách při jednání mezi pracovníky různých organizací nebo mezi jednotlivými složkami téže organizace.
Význam - umožňuje rychlou komunikaci a jednání mezi dodavateli
- nahrazují ústní jednání, které musí být obvykle písemně potvrzeno
- jsou důkazem o tom, že bylo něco ujednáno, protože jsou pořizovány i s kopií
- slouží jako účetní doklad

Členění obchodní korespondence
- podle obsahu
- oznamovací – jsou takové, které dávají na vědomí určitou zkušenost
- poptávací – jimi se odesílatel snaží získat zprávy o určitém zboží, výrobku, službách, zaměstnancích
- potvrzovací – jejich vyhotovitel stvrzuje určitou skutečnost
- náborové – jejich odesílatel nabízí určité výrobky, zboží, služby, volná místa
- upomínací – odesílatel upomíná adresáta, že řádně nesplnil přijatý závazek
- děkovné – vyslovují dík za provedení určité práce, činnosti nebo výkonu
- ke zvláštním příležitostem – písemnosti vedoucích pracovníků k pracovním a životním jubileím
- podle způsobu vyhotovení
- Individuálně stylizované – liší se svým obsahem i stylizací, jsou to běžné podnikové dopisy, jako např. poptávka, nabídka, objednávka
- Formuláře – vyplněné formuláře – text je částečně předtištěn a částečně doplněn (výhody – jednotnost a úplnost záznamů, přehlednost záznamů a úspora práce, protože zápis je stručný a jednoduchý… nevýhody – nelze se rozepsat o všech potřebných záležitostech)
- Rozmnožené písemnosti – mají zcela stejný obsah, vyhotovují se ve větším počtu, adresa se píše zpravidla jen na obálkách
- podle místa určení
- vnější – písemnosti vnějšího písemného styku, jedná se o písemnosti určené pracovníků jiné firmy
- vnitřní – písemnosti vnitřního charakteru – jsou určené adresátovi v témže podniku
- dělení podle formy
a) individuálně psané obchodní a úřední písemnosti: slouží k jednomu konkrétnímu účelu a jsou určeny jednomu konkrétnímu adresátovi (např. faktura)
b) vyplňované předtisky – tiskopisy: slouží více uživatelům k jednomu účelu – složenky, poukázky
- dělení podle místa
a) písemnosti vnější – externí: určeny ke komunikaci s vnějším obchodním nebo úředním partnerem, většinou jsou určeny k zveřejnění
b) písemnosti vnitřní – interní: pouze pro vnitřní potřebu organizací a jejích zaměstnanců, nejsou určeny k zveřejnění


Manipulace s písemnostmi
Odesílání, příjem a evidence písemností
Veškerý pohyb korespondence z a do podniku se zaznamenává do speciálních knih a to do knihy odeslané pošty a knihy příchozí pošty. Zapisuje se vše zvlášť s datem, jednacím číslem, komu kdo písemnost odesílá a odkud písemnost přišla. Dál se vypisuje co je předmětem korespondence a u příchozí pošty, kdo korespondenci přezval (vyřízení).
Vlivem rozvoje techniky se korespondence ukládá např. na flashdisky, sociální sítě, CD-ROM. Mezi písemnosti zařazujeme fotografie, mapy, diagramy apod.

Písemnost – je písemný materiál, nebo dokument, popřípadě jiný nosič informací.

Spis – je písemný dokument, nebo soubor dokumentů, který vznikl při úředním jednání o jedné věci.

Skartace – je vyřazování písemností.

Skartační řád – je organizační norma, kterou je upraven postup při vyřazování písemností.

Skartační lhůta – je doba uváděná v letech a znamená jak dlouho budou písemnosti uloženy.

Označování korespondence:
V – vyřazení
A – archivace
S – skartace"

PRÁCE BYLA UVOLNĚNA BEZ NÁROKU NA HONORÁŘ