1.	Úvodní seznámení

2.	Výběru informačního systému

3.	Základní analytická příprava k definici potřeb

a) Příjem/vypravení písemností
b) Evidence došlých a odeslaných písemností
c) Jednací čísla
d) Vlastní dokumenty
e) Archivace a skartace
f) Workflow došlých písemností
g) Lhůty k vyřízení
h) Workflow odesílaných písemností
i) Oběh více místy, originály, kopie
j) Písemnosti generované různými software

4.	Spisová služby

5.	Spisová služba není jen zakládání informací

6.

Závěr

7.	Řešení analýzy

Použitá literatura a informace

"5. Spisová služba není jen zakládání informací - archivace

Jak jsme si už řekli, SSL je jedna strana mince týkající se dokumentů v systému (in/out) firmy. Je však jasné, že budou existovat i informace, které do SSL zahrnuty nebudou. Co s takovými dokumenty a hlavně kam s nimi? V případě, že se rozhodneme je nezlikvidovat, nabízí se nám řešení v podobě ECM.

ECM neboli Enterprise Content Management je systém, pomocí něhož se dá vyřešit otázka jak je možné utřídit a zpracovat informace pro případné další použití. Týká se to veškerých nestrukturovaných informací ve všech jejich typech a formách. ECM dodává archivovaným informacím řád a pomocí přiřazených atributů zpohodlňuje, zrychluje a všeobecně zefektivňuje vyhledávání a orientaci v dokumentech.
ECM můžeme také ovšem využít i k publikování dokumentů ve více formátech a podobách – jde například o zobrazení jedné informace na firemním webu, jako tiskovinu či například k distribuci pro různé marketingové a mediální akce.

ECM je systém, který si pro přehlednost můžeme rozdělit na několik oblastí :

• Final Form Management, Fixed Form Management.
• Document Management System (DMS), Enterprise Document Management (EDM).
• Web Content Management (WCM).
• Digital Asset Management (DAM).
• Records Management (RM, FCM, ERM).

Final Form Management, Fixed Form Management (FFM):

Ve velmi zjednodušené formě lze FFM definovat jako archivační systém, který v sobě zahrnuje finální – archivační funkci zpracování formulářů, spisové služby atd. V čem tedy spočívá funkce FFM převedená do konkrétních případů? Slouží ke zpracování dokumentů v nejtradičnější podobě, tedy na papíře. Konkrétně může jít o celý cyklus zpracování těchto dokumentů (například formuláře) od skenování až po návrh a realizaci jejich zpracování do konečné archivační podoby. Stejným způsobem lze zpracovat i toky zpráv a tiskových sestav. FFM obsahuje i podnikovou politiku definicí uchování dokumentů či tak „administrativní“ záležitost, jako je třeba systém evidence uchovávaných šanonu-pořadačů a jejich obsahů.

Document Management System (DMS), Enterprise Document Management (EDM)“

DMS – je systém pro ukládání, správu a zpřístupnění veškerých dokumentů v elektronické i v listinné podobě (digitální kopie) a podchycení vazeb mezi těmito dokumenty. V knihovnách dokumentů se v rámci předdefinované datové struktury evidují potřebné údaje k písemnostem. Struktura je lehce modifikovatelná tak, aby odpovídala aktuálním požadavkům organizace. Ve spolupráci s centrálním systémem lze tyto údaje navázat na automatizované upozornění o změnách podle potřeb uživatelů. Systém kromě evidence veškerých údajů o písemnostech i spisech umožňuje sledování pohybu dokumentů v organizaci. Zpracovávaným dokumentem mohou být veškeré písemné, obrazové, zvukové i jiné záznamy."

Prague International Business School